Skannerid: Osta HP ScanJet võrguskanner kontorisse | Eesti

Paberihunnikud laual ei ole märk produktiivsusest, vaid pigem takistus. Kaasaegne dokumendiskanner on esimene ja kõige olulisem samm digitaalse, korrastatud ja tõhusa töövoo suunas. See ei ole lihtsalt seade paberist koopia tegemiseks arvutisse; see on värav automatiseeritud arhiveerimisse, kiirele andmeotsingule ja turvalisele dokumendihaldusele.

Kuidas valida õige skanner?

Õige seadme valik sõltub otseselt teie töö iseloomust ja mahtudest. Vale valik tähendab kas raisatud raha liiga võimsa masina peale või frustratsiooni liiga aeglase seadmega. Mõtleme korraks läbi, mis on tegelikult oluline.

Skannimise kiirus ja koormustaluvus: Mida numbrid tähendavad?

Skanneri tehnilistes andmetes on kaks kriitilist näitajat: lehte minutis (ppm) ja päevane koormustaluvus. Mõtle neist kui auto tippkiirusest ja sellest, mitu kilomeetrit see päevas ilma hooldusvajaduseta sõita kannatab. Väikekodukontorile võib piisata 25-40 ppm mudelist, kuid osakonnas, kus digiteeritakse sadu dokumente päevas, on mõistlik investeerida seadmesse, mille kiirus on 75 ppm või rohkem ja koormustaluvus tuhandetes lehtedes.

Sööturi tüüp: Lame- vs. dokumendiskanner

Põhimõtteliselt on valida kahe tüübi vahel. Automaatse dokumendisööturiga (ADF) skannerid on loodud paksude paberipakkide kiireks läbilaskmiseks – ideaalne arvete, lepingute ja aruannete jaoks. Lameskannerid (flatbed) on aga asendamatud, kui on vaja skannida köidetud raamatuid, passe, ID-kaarte või õrnu originaale. Paljud professionaalsed mudelid, nagu näiteks HP ScanJet seeria, on hübriidid, pakkudes mõlema maailma parimat.

Ühenduvus ja võrguvõimalused

Lihtne USB-ühendus on piisav personaalseks kasutamiseks. Kuid meeskonnatööks on võrguskanner (Ethernet või Wi-Fi) hädavajalik. See võimaldab saata skannitud faile otse meilile, võrgukausta või pilveteenusesse. Mõtle, kui palju aega säästab see, kui dokumendid maanduvad automaatselt otse ettevõtte võrgu hoiustussüsteemi, olles koheselt kõigile kättesaadavad.

Levinumad kasutusstsenaariumid

Et valikut lihtsustada, vaatame kolme tüüpilist kasutajat.

• Väikeettevõte või kodukontor: Siin on võtmesõnadeks mitmekülgsus ja kompaktsus. Otsige kombineeritud lame- ja ADF-sööturiga mudelit, mis ei võta tervet lauda enda alla. Oluline on ka lihtne ühendamine, näiteks läbi sülearvuti dokkimisjaama, et luua puhas ja funktsionaalne töökoht.
• Osakonna töövoog: Raamatupidamine, personaliosakond või juriidiline büroo vajab kiirust ja vastupidavust. Siin on standardiks kiire dokumendiskanner (vähemalt 50-75 ppm) suure mahutavusega sööturiga. Kuna tegemist on olulise töövahendiga, on mõistlik kaitsta investeeringut UPS tööjaamade jaoks abil, et vältida voolukõikumistest tingitud kahjustusi.
• Ettevõtte arhiveerimisprojekt: Suurte paberarhiivide digiteerimine on maraton, mitte sprint. Vaja on tööhobust, mis suudab skannida kümneid tuhandeid lehti päevas, formaadist (A4/A3) olenemata. Ja mis saab paberist pärast skannimist? Konfidentsiaalsete dokumentide turvaliseks hävitamiseks on parim lahendus võimekas dokumendipurustaja.

Korduma Kippuvad Küsimused